Wat in planningstools vaak ontbreekt, is inzicht in het aantal projecten per persoon. Er wordt gekeken naar uren, niet naar context. Maar juist dat schakelen tussen projecten is funest voor productiviteit.
Onderzoek naar cognitieve belasting laat zien dat mensen bij het wisselen tussen taken gemiddeld 20 tot 40 procent productiviteit verliezen. Elke switch vraagt namelijk opstarttijd: opnieuw begrijpen waar je was, documenten terugvinden, beslissingen heroverwegen en weer focus opbouwen. Die opstarttijd bedraagt al snel 10 tot 25 minuten per wissel.
Een consultant die vier keer per dag van project wisselt, verliest daarmee 40 tot 100 minuten per dag. Dat is tot 20 procent van de werkdag. Over een week gerekend ben je bijna een volledige werkdag kwijt aan niets anders dan omschakelen. En dat is alleen nog de tijd. De kwaliteit lijdt net zo hard: meer fouten, minder diepgang en oppervlakkige beslissingen.
Hoe multitasking zorgt voor langere doorlooptijden en ontevreden klanten
De impact zie je direct terug in projecten. Twee projecten van elk 80 uur die na elkaar worden uitgevoerd, zijn in vier weken klaar. Laat je dezelfde persoon parallel aan beide werken, dan lopen de doorlooptijden al snel op naar vijf of zes weken door alle switchkosten.
Daarbovenop komt extra coördinatie. Projectleiders besteden meer tijd aan afstemming, statusupdates en het oplossen van vertragingen. Die overhead kost opnieuw tijd — tijd die niet aan waardecreatie wordt besteed.
Voor klanten voelt het alsof hun project geen echte prioriteit heeft. En feitelijk klopt dat ook: als iemand aan vijf projecten werkt, is geen enkel project écht leidend. Zelfs als de inzet groot is, schaadt die perceptie het vertrouwen.
De gevolgen van multitasking voor teams en organisaties
Op teamniveau zijn de gevolgen minstens zo groot. Continu schakelen vergroot stress en verhoogt het risico op burn-out. Het gevoel dat je overal aan werkt maar nergens echt vooruitkomt, is mentaal uitputtend.
Daarnaast ontstaat een cultuur waarin alles urgent lijkt. Met meerdere projecten tegelijk zijn er altijd deadlines die naderen. Prioriteren wordt onmogelijk en teams belanden in een constante reactiemodus.
Ook kennisopbouw lijdt eronder. Wie maar twee dagen per week met een onderwerp bezig is, blijft langer in de leerfase. Diepgaande expertise vraagt focus en continuïteit.
Wat is een realistisch aantal projecten per persoon?
Een praktische vuistregel: maximaal twee tot drie actieve projecten per persoon. Idealiter één hoofdproject dat 60 tot 80 procent van de tijd vraagt, aangevuld met beperkte neventaken zoals reviews of korte adviesmomenten.
Er zijn nuances. Projectleiders kunnen vaak meer projecten overzien omdat hun werk minder deep focus vereist. Specialisten en consultants hebben juist langere blokken ononderbroken concentratie nodig.
Cruciaal is dat je multitasking zichtbaar maakt. Niet alleen uren per project, maar ook het aantal projecten per persoon. Die “switch count” is minstens zo belangrijk.
Praktische stappen om multitasking te verminderen
- Begin met meten. Tel per medewerker het aantal actieve projecten. Dat alleen al levert vaak verrassende inzichten op. Vervolgens moet je echt prioriteren. Niet alles kan tegelijk. Maak keuzes, durf projecten te faseren en schuif deadlines waar nodig.
- Organiseer werk in blokken in de resource planning. Geef mensen vaste dagen of dagdelen per project in plaats van dagelijkse versnippering. Bijvoorbeeld: maandag en dinsdag project A, woensdag en donderdag project B. Dat vermindert switchkosten drastisch.
- Communiceer dit ook naar klanten. Leg uit dat hun project sneller én beter wordt afgerond met geconcentreerde inzet. In de praktijk blijkt dat klanten dit meestal goed begrijpen.
Wat organisaties winnen door minder multitasking
Organisaties die multitasking verminderen, zien duidelijke resultaten: kortere doorlooptijden, hogere klanttevredenheid en minder stress in teams. Ook financieel loont het, omdat minder tijd verloren gaat aan context switching.
De conclusie is simpel: minder projecten per persoon voelt misschien spannend, maar levert aantoonbaar betere resultaten op. Focus wint van versnippering. Altijd.
